PEC: quando è obbligatoria, quando serve davvero e come fare

Professionisti e aziende sono obbligati già da qualche anno a tenere un indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC) che consenta la gestione dei documenti più agile ed economica. Ma ci sono altre categorie che devono (o possono) avere un indirizzo di email certificata. Scopriamolo insieme.

La PEC o Posta Elettronica Certificata è una casella email particolare, certificata. Un messaggio email, con o senza allegati,spedito attraverso questa tecnologia ha lo stesso valore legale di una lettera raccomandata con ricevuta di ritorno solo che ha molti vantaggi rispetto alla corrispondenza cartacea: è immediata e, specialmente per chi la usa molto, può portare a un consistente risparmio.

In questo articolo vediamo meglio le caratteristiche di una PEC.

Posta Certificata: se sei obbligato e non ce l’hai puoi essere multato

La Posta Elettronica Certificata viene oggi utilizzata quasi esclusivamente per le comunicazioni tra imprese, Enti, pubblica amministrazione e cittadini o professionisti, ma in realtà – facendo funzioni di raccomandata con ricevuta di ritorno – può essere utile in molti altri casi. A partire dal 2009, l’obbligo di PEC è stato esteso a tutte le imprese e a tutti i professionisti, mentre dal 1° ottobre 2020, un’impresa o un professionista che non possieda una PEC può incorrere in sanzioni¹.

Come aprire una PEC

Aprire una casella PEC è una procedura un po’ più complessa ma sempre molto simile a quella da effettuare per aprire una normale casella di posta elettronica, scopriamo insieme i passaggi necessari:

• scegli il fornitore del servizio tra quelli iscritti nell’elenco fornito dall’Agenzia per l’Italia Digitale². Se sei un professionista iscritto a un Ordine professionale, verifica che non ci siano accordi per la fornitura di servizi PEC in convenzione.
• Oltre ai classici dati richiesti per l’apertura di una normale email, dovrai indicare i tuoi dati anagrafici (data, luogo di nascita, indirizzo), caricare un documento di identità scansionato (seguendo le istruzioni dovrebbe essere abbastanza semplice) e specificare se l’apertura è richiesta da un’impresa o una persona giuridica (come le ditte individuali o i professionisti), oppure da privato cittadino, un ente pubblico o un altro tipo di azienda.
• Fornire un indirizzo email di ripristino (ad esempio il tuo privato) che sarà usato in caso di smarrimento della password. Questo implica che la PEC non può essere considerata un indirizzo “normale” da usare cioè per tutte le comunicazioni quotidiane.
• Ricorda di scegliere una password abbastanza studiata, in modo da garantire la sicurezza della tua casella di posta. Se vuoi sapere come fare puoi leggere il nostro articolo dedicato alla sicurezza delle password.
• Ora puoi scegliere, se ti è permesso dal servizio che hai selezionato, alcune opzioni proprie del provider: ad esempio la capienza massima, l’inoltro automatico a un’altra email, le notifiche su altri sistemi o ancora la possibilità di mantenere i documenti digitali per un periodo più o meno lungo in un archivio digitale.

A questo punto, la fase di richiesta della casella PEC si può considerare conclusa. Se hai un’impresa, ricorda di comunicarla al Registro delle Imprese.

Che cos’è una PEC e in cosa differisce dalla “normale” email?

La Posta Elettronica Certificata è una particolare email che fornisce dati aggiuntivi oltre a quelli inviati con una comune posta elettronica. Con la PEC otterrai sia la conferma dell’invio, sia quella dell’avvenuta ricezione da parte del destinatario di tutti i documenti inviati. Di fatto, la PEC diventa un’alternativa elettronica alla raccomandata A/R che ha anche valore legale e può essere usata dunque in tutti quei casi che presuppongono l’invio di documentazione per vie ufficiali e verificabili.

La certificazione della PEC avviene grazie alla firma elettronica e alla cifratura dei documenti e del contenuto.

Come funziona una PEC

Come detto, la PEC ha lo stesso valore giuridico di una raccomandata e questo è dovuto al suo funzionamento. Il messaggio e gli eventuali allegati vengono racchiusi in una “busta” virtuale sul quale viene apposto il sigillo della certificazione, l’equivalente del timbro postale della raccomandata.

L’uso della firma elettronica garantisce l’integrità della PEC e degli elementi in essa contenuti, nonché la provenienza del messaggio e l’assenza di alterazioni nel percorso di spedizione. La firma viene controllata prima di recapitare il messaggio che, se tutto è in ordine, viene inviato al destinatario, mentre il mittente riceve la ricevuta di avvenuta consegna.

Come ulteriore sicurezza, il messaggio viene cifrato e spedito tramite TLS (Transport Layer Security), un protocollo crittografico che garantisce uno scambio sicuro di documenti ed è usato per applicazioni web e traffico internet.

Per essere usato in ambito legale è però necessario che il messaggio venga scambiato tra due caselle PEC perché, nel caso di invio da una PEC a una normale casella di posta elettronica, non puoi avere la “ricevuta di ritorno” ovvero la certezza che l’email sia stata realmente aperta e letta.

L’uso della PEC ha anche un ulteriore vantaggio: la notifica e la possibilità di gestire gli errori, sia in fase di invio che in quella di ricezione, la segnalazione della presenza di eventuali malware, oltre alla conservazione di dati fondamentali come giorno e orario di invio e di ricezione.

Proprio per queste caratteristiche, oggi la PEC è ampiamente usata anche nel campo dei concorsi e dei bandi dove è spesso necessario rispettare precisi vincoli in termini di orario di consegna delle domande.

A cosa ti serve una PEC?

La PEC è assimilabile ad una raccomanda digitale e, in caso di controversia, i certificati di invio e ricezione fungono da prova dell’avvenuta spedizione. Anche come privato cittadino puoi servirtene e, anche se al momento non è obbligatorio, la PEC è certamente più economica, veloce e sicura rispetto a una normale raccomandata.

Le imprese, invece, sono obbligare ad avere una casella di posta certificata e possono usarla per inviare messaggi con allegati importanti, ad esempio:

• contratti, da far firmare a un cliente o da rispedire a un fornitore;
• ordini, per l’acquisto di merci;
• comunicazioni con la Pubblica Amministrazione;
• fatture, a clienti e fornitori;
• documentazione legale o riservata che è più sicuro inviare tramite un servizio certificato e crittografato.

Inviare i documenti in maniera sicura è estremamente importante per la tua azienda e la sua sicurezza. L’uso della PEC ti permette di scambiare documenti con i tuoi partner in tranquillità e lo stesso dovrebbe accadere quando i file sono conservati sui computer dei tuoi uffici.

La sicurezza informatica è cruciale per evitare problemi e, per non farti trovare impreparato, sarebbe meglio sottoscrivere una polizza che ti tuteli e faccia valere i tuoi diritti in caso di controversie legali. AvivaPlus SalvaGuai è l’assicurazione che ti offre un salvagente per i piccoli contrattempi della vita quotidiana e grazie alla garanzia opzionale “Tutela Legale”, che puoi scegliere di includere, otterrai anche l’intervento e il supporto di un legale, su temi che riguardano la tua sicurezza informatica.

AvivaPlus SalvaGuai è quindi il giusto compromesso che ti sostiene mettendo a disposizione una consulenza professionale telefonica o il supporto di un legale per la difesa dei tuoi diritti negli ambiti della vita privata e digitale (a seconda della forma prescelta).

Puoi scegliere infatti tra tre diverse forme di copertura Tutela Legale:

• Telefonica (consulenza telefonica specializzata): ad esempio, se vuoi richiedere la cancellazione dei dati personali pubblicati online senza la tua autorizzazione*.
• Casa e famiglia (consulenza telefonica specializzata + spese legali nelle controversie della vita privata): ad esempio, se qualcuno accede al tuo profilo sui social network scrivendo commenti offensivi e devi difenderti dall’accusa di diffamazione*.
• Casa, famiglia e lavoro (ottieni il supporto di un legale per far valere i tuoi diritti anche in caso di vertenze legate al lavoro subordinato): ad esempio, se subisci azioni di mobbing sul posto di lavoro*.

*casi puramente esemplificativi.